#Εφαρμογή της μεθόδου Kanban σε Οδοντιατρείο: Βελτιστοποίηση της ροής εργασίας και αύξηση της παραγωγικότητας
Αντωνιάδου Μαρία
Αναπληρώτρια Καθηγήτρια Οδοντιατρικής Σχολής,
Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών
Η μέθοδος Kanban είναι ένα σύστημα διαχείρισης της εργασίας που επικεντρώνεται στη βελτιστοποίηση της ροής και της αποτελεσματικότητας μέσω της οπτικής διαχείρισης των διαδικασιών. Παρακάτω περιγράφεται το πώς θα μπορούσε να εφαρμοστεί η μέθοδος Kanban σε ένα οδοντιατρείο:
1. Οπτική διαχείριση (Visual Management)
Πίνακας Kanban: Στο οδοντιατρείο, μπορεί να δημιουργηθεί ένας φυσικός ή ψηφιακός πίνακας Kanban. Αυτός ο πίνακας θα περιλαμβάνει τις κύριες φάσεις της ροής εργασίας, όπως "Προετοιμασία", "Εκτέλεση", "Ολοκλήρωση" και "Αναμονή για αξιολόγηση".
Κάρτες Kanban: Κάθε εργασία (π.χ. μία συνεδρία, μια θεραπεία ή ένας έλεγχος) θα αντιπροσωπεύεται από μία κάρτα στον πίνακα. Η κάρτα θα περιέχει πληροφορίες όπως ο τύπος θεραπείας, ο ασθενής και η προβλεπόμενη διάρκεια.
2. Ροή εργασιών (Workflow)
Προετοιμασία: Οι εργασίες καταγράφονται και τοποθετούνται στην πρώτη στήλη ("Προετοιμασία"), π.χ. νέοι ασθενείς, ραντεβού ή παραγγελίες εξοπλισμού.
Εκτέλεση: Η εργασία μετακινείται στην επόμενη στήλη όταν η θεραπεία ή η διαδικασία ξεκινήσει. Αυτό βοηθάει το προσωπικό να γνωρίζει ποια εργασία είναι σε εξέλιξη.
Ολοκλήρωση: Αφού η θεραπεία ολοκληρωθεί, η εργασία μετακινείται στη στήλη "Ολοκλήρωση", πράγμα που σημαίνει ότι δεν απαιτούνται άλλες ενέργειες.
3. Αποφυγή υπερφόρτωσης (Limiting Work in Progress - WIP)
Η μέθοδος Kanban ενθαρρύνει τον περιορισμό του αριθμού των εργασιών που είναι σε εξέλιξη. Για παράδειγμα, αν το οδοντιατρείο έχει μόνο δύο οδοντιάτρους διαθέσιμους, θα ήταν καλό να μην αναλαμβάνουν περισσότερα από δύο ραντεβού ταυτόχρονα.
4. Συνεχής βελτίωση (Continuous Improvement - Kaizen)
Η ομάδα του οδοντιατρείου μπορεί να χρησιμοποιήσει τη μέθοδο Kanban για να εντοπίσει εμπόδια ή καθυστερήσεις στη ροή εργασίας και να βελτιώσει συνεχώς τη διαδικασία. Οι τακτικές ανασκοπήσεις του πίνακα Kanban μπορούν να αποκαλύψουν περιοχές όπου υπάρχουν καθυστερήσεις, όπως στην αναμονή παραγγελιών ή στις θεραπείες που παίρνουν περισσότερο χρόνο από το αναμενόμενο.
5. Διαφάνεια και συνεργασία (Transparency and Collaboration)
Ο πίνακας Kanban είναι διαθέσιμος σε όλη την ομάδα, διευκολύνοντας τη διαφάνεια και τη συνεργασία. Όλο το προσωπικό μπορεί να δει τι είναι σε εξέλιξη και τι απομένει να γίνει, πράγμα που διευκολύνει τον συντονισμό μεταξύ των οδοντιάτρων, των βοηθών και του γραμματέα.
Πρακτικές συμβουλές για την εφαρμογή της μεθόδου Kanban σε οδοντιατρείο
1. Ξεκινήστε με έναν απλό πίνακα Kanban
Ξεκινήστε με έναν φυσικό πίνακα (π.χ., σε πίνακα τοίχου) ή χρησιμοποιήστε μία απλή διαδικτυακή πλατφόρμα, όπως το Trello, για να καταγράφετε τις εργασίες σας. Χωρίστε τον πίνακα σε τρεις κύριες στήλες: "Νέα", "Σε εξέλιξη" και "Ολοκληρωμένες". Αυτό βοηθά στο να οργανώσετε τα ραντεβού και τις εργασίες καθημερινά.
2. Διατηρήστε τη ροή των ασθενών
Χρησιμοποιήστε τον πίνακα για να παρακολουθείτε πού βρίσκονται οι ασθενείς στην πορεία της θεραπείας τους. Μια κάρτα για κάθε ασθενή που ενημερώνεται καθώς προχωρά σε διάφορα στάδια (π.χ. έλεγχος, καθαρισμός, θεραπεία) θα βοηθήσει το προσωπικό να παρακολουθεί την πρόοδο και να αποφεύγει καθυστερήσεις.
3. Ορισμός ορίων στο WIP
Περιορίστε το μέγιστο αριθμό εργασιών ή ασθενών που μπορείτε να χειριστείτε σε κάθε στάδιο. Για παράδειγμα, αν ένα οδοντιατρείο μπορεί να διαχειριστεί μόνο 4 ασθενείς την ώρα, μην προγραμματίσετε περισσότερα από αυτά τα ραντεβού ταυτόχρονα. Το όριο WIP αποτρέπει την υπερφόρτωση του προσωπικού και επιτρέπει την παροχή ποιοτικότερων υπηρεσιών.
4. Καταγράψτε την αναμονή και τα προβλήματα
Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο Kanban για να εντοπίσετε σημεία όπου υπάρχουν καθυστερήσεις, όπως αναμονή για υλικά ή παραγγελίες. Μόλις εντοπιστεί ένα πρόβλημα, η ομάδα μπορεί να εξετάσει τρόπους για την επίλυσή του, όπως αλλαγές στις προμήθειες ή στις διαδικασίες διαχείρισης ραντεβού.
5. Χρησιμοποιήστε χρώματα για διάφορες εργασίες
Κατηγοριοποιήστε τις εργασίες ή τα ραντεβού με διαφορετικά χρώματα για να είναι πιο ευδιάκριτα. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε πράσινο για προγραμματισμένους ελέγχους, κόκκινο για επείγουσες θεραπείες και μπλε για συντηρήσεις εξοπλισμού.
6. Καθιερώστε τακτικές ανασκοπήσεις
Προγραμματίστε εβδομαδιαίες ή μηνιαίες συναντήσεις της ομάδας για να αξιολογείτε την πρόοδο και να εντοπίζετε σημεία που χρειάζονται βελτίωση. Αυτός ο χρόνος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ανάλυση των δεδομένων που συλλέξατε από τον πίνακα Kanban, ώστε να κάνετε μικρές αλλά σημαντικές βελτιώσεις στη ροή της εργασίας.
7. Ψηφιακός Kanban πίνακας
Αν το οδοντιατρείο έχει πρόσβαση σε τεχνολογία, ένας ψηφιακός πίνακας όπως το Trello, το Jira, ή το Asana μπορεί να προσφέρει πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο από όλα τα μέλη της ομάδας, είτε βρίσκονται στο γραφείο είτε εκτός. Αυτό επιτρέπει την εύκολη ενημέρωση και παρακολούθηση της ροής εργασιών.
Οφέλη από τη χρήση Kanban
Βελτιστοποίηση της οργάνωσης και της διαχείρισης χρόνου: Τα ραντεβού μπορούν να προγραμματίζονται πιο αποδοτικά, ενώ η ομαλή ροή των ασθενών βελτιώνει την εμπειρία τους.
Μείωση του στρες του προσωπικού: Με τη ροή εργασίας καθορισμένη και την αποφυγή υπερβολικής δουλειάς ταυτόχρονα, το προσωπικό μπορεί να επικεντρωθεί καλύτερα στις αρμοδιότητές του.
Αύξηση παραγωγικότητας: Μέσω της οπτικής απεικόνισης των εργασιών, η ομάδα βλέπει εύκολα τι πρέπει να γίνει, πότε και από ποιον, αυξάνοντας την παραγωγικότητα.
Βιβλιογραφία
Anderson, D. J. (2010). Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business. Blue Hole Press. 
Αυτό το βιβλίο είναι μια βασική εισαγωγή στη μέθοδο Kanban και πώς μπορεί να εφαρμοστεί σε διάφορες επιχειρήσεις, συμπεριλαμβανομένων των υγειονομικών υπηρεσιών.
Kniberg, H., & Skarin, M. (2010). Kanban and Scrum - making the most of both. InfoQ. Ενώ το βιβλίο ασχολείται κυρίως με τον τομέα της τεχνολογίας, αναφέρει τις βασικές αρχές της Kanban και πώς αυτές μπορούν να εφαρμοστούν σε διάφορους τύπους επιχειρήσεων, προσφέροντας χρήσιμες συμβουλές που μπορούν να εφαρμοστούν και στα οδοντιατρεία.
Leach, L. P. (2014). Critical Chain Project Management. Artech House. Αυτό το βιβλίο αναλύει τις αρχές της διαχείρισης έργων, με έμφαση στη ροή εργασιών και τη χρήση της Kanban για τη διαχείριση της πολυπλοκότητας σε επαγγελματικούς χώρους, όπως ένα οδοντιατρείο.
Mojarro-Magaña, M.; Olguín-Tiznado, J.E.; García-Alcaraz, J.L.; Camargo-Wilson, C.; López-Barreras, J.A.; Pérez-López, R.J. Impact of the Planning from the Kanban System on the Company’s Operating Benefits. Sustainability 2018, 10, 2506. https://doi.org/10.3390/su10072506
